オンライン商談会には従来の商談会にはないさまざまなメリットがある一方、主催者・参加者の双方にハードルが高いと感じられているのも事実です。この記事では、オンライン商談会開催のメリット・デメリットやポイント、おすすめのツールについて解説します。
オンライン商談会とは、オンライン上で一度に多くの企業が集まって行う商談会です。従来の対面式商談会よりも気軽に参加可能で、効率的に商談を行えるため、新規のビジネスマッチングや販路拡大が期待できるでしょう。
オンライン商談会の開催形式はさまざまで、対面式商談会により近い感覚で開催できる、メタバースを使った商談会も存在します。
オンライン商談会には、オンラインならではのさまざまなメリットがあります。ここでは、オンライン商談会の具体的なメリットについて解説します。
一堂に会することのないオンライン商談会は時間や場所の制限がないため、参加者の層が広がり、参加者を集めやすい特徴があります。幅広く参加者を集められることは、主催者側、出展企業側の双方にとって大きなメリットです。
オンライン商談会では、主催者は会場の準備が不要なため、開催コストの削減が見込めます。開催コストの削減により、出展企業の出展費用も対面式商談会に比べて抑えられ、双方のコスト削減につながるでしょう。また、参加者の会場移動にかかる時間や費用が不要となるため、参加のハードルを下げることが可能です。
オンライン商談会では、事前登録の情報により、参加者のデータをあらかじめ把握することが可能です。そのため、出展企業は確度の高い参加者と商談でき、マッチングがしやすくなります。
オンライン商談会では、従来の対面式商談会で発生する移動時間がないため、より多くの時間を営業活動に使えます。また、商談スペースの確保が不要なことから今いる場所ですぐに商談でき、営業活動の効率化・高速化が期待できるでしょう。
営業活動時間の確保や、営業活動の効率化・高速化により、商談数が増えたり、顧客からの信頼を得られたりなどが見込めます。結果として、売り上げアップにもつながるでしょう。
対面式商談会は、天候不良や交通トラブルで開催や来場が難しくなったり、感染症の流行により開催中止を余儀なくされたりする可能性があります。しかし、オンライン商談会なら移動や対面での接触がないため、外部の環境の影響を受けることはほとんどありません。
オンライン商談会にはさまざまなメリットがある一方、オンラインの特性上、デメリットも存在します。オンライン商談会のデメリットとはどのようなものか見ていきましょう。
オンラインイベントはまだ主流ではないため、主催者がオンラインイベントのノウハウがない場合、配信方法がわからずオンライン形式での開催を避ける傾向にあります。また、オンライン商談会を行えても、商談ブースの設定など操作に不安を感じることもしばしばあるでしょう。
魅力的なオンライン商談会を開催するためには、ツール選びが重要です。ツールによって機能に違いがあるため、よく検討しましょう。
参加者がオンライン商談会に参加するためには、PCや端末操作にある程度の慣れが必要です。そのため、PCや機械の操作に苦手意識のある方は、参加のハードルが高いと感じる可能性があります。
多くの人に参加してもらうためには、オンラインに不慣れな参加者にもわかりやすいように、操作方法の資料を事前に配布するなどの工夫が必要です。また、参加者が上手く操作できなかった場合のフォロー方法も検討しておきましょう。
オンライン商談会の開催ツールを選ぶポイントは、2つの機能を備えているかです。ツールによってできることが異なるため、どのような商談会にしたいかに合わせて、ツールを選びましょう。
ウェビナーとは「ウェブ」と「セミナー」を合わせた造語で、オンライン上でセミナーなどの配信が行える機能です。オンライン商談会のツールには、ウェビナー機能があるものを選ぶと良いでしょう。オンライン商談会はウェビナー機能を使い、個別の商談の前に全体に向けた講演会を行うケースが多いためです。
オンライン商談会の際は、個別に商談ブースを設定できるWeb会議機能が必要です。Web会議機能を使う際は、専門の会社が提供しているオンラインイベントに特化したプラットフォームがおすすめです。
プラットフォームによっては、メタバース空間に設置されたブース内での商談が可能です。また、ウェビナー配信やオンライン名刺交換機能、アンケート機能などを使うことにより、クオリティの高い充実した商談会が開催できます。なお、自社でシステムを構築する場合は費用や技術が必要となるため、専門の会社に相談するのが良いでしょう。
オンライン商談会は、従来の対面式商談会とは異なる部分が多くあります。ここでは、オンライン商談会の開催にあたってのポイントについて解説します。
オンライン商談会の主催者は出展企業がどのようにPRできるようにするか、出展企業はどのようなコンテンツで商品やサービスをアピールするかを考えることがポイントといえます。オンラインの特性上、紹介できるコンテンツはPDFなどの資料のほか、動画やWebサイトが一般的です。
商談会のターゲットとなる参加者に最適な集客の方法を検討しましょう。参加者の少ない商談会はマッチングの機会が生まれにくく、あまり有意義な商談会とはいえません。オンライン商談会の集客方法には、メールやSNS、Web広告、プレスリリースのほか、DMやメールマガジンなどさまざまな手段があるので、上手に活用しましょう。
また、参加者にとって魅力のある出展企業を多く集めることも、主催者としては重要です。出展を募る企業に対しても、適切な集客方法を選びましょう。
オンライン商談会では、主催者が全体の進行管理担当や出展企業のサポート担当、参加者のフォロー担当を決めておくと、スムーズに運営できます。また、オンラインならではの通信トラブルの発生を想定し、万全な対策が必要です。事前にリハーサルを入念に行うなど、しっかり準備しましょう。
オンライン商談会の出展企業は、商談会終了後にどのような方法で参加者にアプローチするかを考えましょう。アプローチ方法としては、メールや電話、ウェビナーへの招待などが挙げられます。加えて、オンラインならではの特性を活かし、商談会終了後のフォロー方法を検討することも重要です。
オンライン商談会は、主催者だけでなく出展企業・参加者にもメリットが大きく、従来の対面式商談会とは違った効果が期待できます。魅力的なオンライン商談会を開催するためには、実現したい商談会に必要な機能を備えた専門の会社によるプラットフォームがおすすめです。
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