昨今、テクノロジーの発展や感染症の感染拡大などの影響を受け、オンライン形式のイベントがスタンダードになりつつあります。学会もその一つ。ただ、オンラインでの開催方法やメリットなど、初めてではわからない点も多くあるでしょう。そこで、今回はオンラインで学会を開催するにあたっての基礎となる部分について詳しく解説します。
オンライン学会とは、Web会議ツールや配信ツールを使って、オンライン上で開催される学会のことです。研究成果の発表や意見交換、講演会などを行います。オンライン学会での質疑応答はチャット機能を使うのが一般的です。事前に発表内容をポスターにまとめ、オンライン上で参加者にポスターを見せながら発表を行う方法もあります。
従来の学会開催は対面式で行われていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大により集団で密集する形式が難しくなり、多くの学会がオンライン開催に移行しました。またテクノロジーの進化に伴うDX推進を背景に、感染予防だけでないオンライン学会の良さが注目されています。
社会環境の変化に伴い浸透してきたオンライン学会には、注目すべきメリットが4つあります。従来の現地開催にはない、オンライン学会のメリットを詳しく解説します。
オンライン学会は、開催に伴う費用を大きく削減できます。大規模な会場を借りる必要がないため、一般的に数十万円～数百万円程度かかる会場利用料がかかりません。ほかにも、現地会場への交通費や宿泊費、会場整備のための人件費など、リアルな会場での開催にかかる諸費用を削減できます。
代わりにオンライン上で学会を行うための配信ツールの使用料や導入料は必要ですが、現地開催よりも大幅な費用削減が可能です。
オンライン学会では、時間や会場の制限が少ないため、より多くの人に参加してもらうことが期待できます。会場への移動がなく、インターネット環境さえあれば国内外問わずどこからでも参加できる手軽さがメリットです。
特に参加者が好きなタイミングで視聴開始できるオンデマンド型では、幅広い集客を見込めます。ただし、参加上限を定めた配信プラットフォームもあり、学会の開催規模によってツールを選択する必要がある点に留意しましょう。
オンライン上で申し込みから学会参加、アンケートまで完結するので、参加者のデータ管理が簡単です。データを基に参加者の興味や関心の高さを可視化し、次回の学会に活かすことができます。
また使用するツールの種類によっては、演題登録の査読や、演題の採否の通知ができる機能もあり、学会運営の効率化にも役立ちます。
対面式の学会は、台風などの荒天時や交通トラブルで開催や来場が難しくなったり、感染症の流行により開催中止を余儀なくされたりする可能性があります。しかし、オンライン学会なら移動や対面での接触がないため、外部の環境の影響を受けることはほとんどありません。
オンライン学会では、従来の会場開催とは異なる、オンラインならではの弱点も存在します。オンライン学会開催で考慮するべき3つのマイナス要素について見ていきましょう。
通信環境が安定していないと、動画が止まったり遅くなったりするなどのトラブルが起こります。開催側は、通信環境や機材の確認、トラブル対処人員の手配などを徹底したうえで、テスト配信やトラブル対策のシミュレーションをしておくと安心です。
通信上のトラブルは開催側に限らず、参加者側に発生する場合もあり、推奨視聴環境やアーカイブ配信などを事前に案内しておくとトラブル回避につながります。
現地開催に比べて、会場の雰囲気や反応、盛り上がりがわかりにくく、臨場感に欠けると感じるかもしれません。参加者側は主体的な参加意識を持ちづらく、集中力が薄れやすいという指摘もあり、ながら視聴や途中離脱が起こりやすいです。
さらに、画面越しだと参加者の反応が見えづらいため、発表者が不安感を募らせてしまう可能性があるでしょう。そのため、オンライン学会では、参加者の満足度と発表者の充実感を獲得するための工夫が求められます。
参加者同士の意見交換や交流の機会が少なく、人脈が広がりにくい懸念があります。従来の現地開催では、学会終了後に会場で参加者同士がコミュニケーションを取り合う機会がありました。
参加者同士の交流を促すために、グループディスカッションができるブレークアウトルームを設けるなどの対策が必要です。
オンライン学会には、大きく分けて3つの開催形式があります。発表内容や準備期間などによって、開催形式を検討しましょう。
ライブ型は、配信ツールを使ってオンラインのみで開催し、リアルタイム配信する形式です。運営側が一箇所に集まって配信する方法と、分散した場所から配信する方法があります。ライブ型はリアルタイムで配信するため、最も対面式に近い臨場感が得られるのが特長です。配信中も参加者がチャット機能を使って、リアルタイムでコミュニケーションがとれるのが大きな魅力といえます。
配信型(オンデマンド型)は、事前に収録した動画を配信する形式です。映像や音声トラブル修正、発表者の緊張感の払拭において、録画配信は安心感があります。配信中に参加者とチャット機能を使ってコミュニケーションをとることも可能です。
一定期間視聴者が好きなタイミングで再生できる配信型は、視聴者を増やせる傾向にあります。
ハイブリッド型は、現地の会場とオンラインで同時に開催する形式です。会場で開催されている対面式の学会をリアルタイムで同時にストリーミング配信します。ハイブリッド型は、参加者の希望に応じて、対面とオンラインのどちらかを選択できる点がメリットです。
なお対面での参加者とオンラインでの参加者双方にとって見やすい配慮が必要となるため、会場設営やカメラワークに工夫が求められます。
学会開催の決定後、実行委員会を発足し、役割分担や担当者の決定を行います。この時点で、学会のテーマや開催日程、構成を明確にしておくことが大切です。また開催までのスケジュールや予算案の作成、公式ホームページの作成にも着手します。加えて、オンライン学会の課題である、参加者と双方向のコミュニケーションをとる方法や、離脱回避の施策など具体的な内容についても考察する段階です。
ハイブリッド型で開催する場合は、開催場所(会場)の手配も進めます。会場はできるだけアクセスに便利な駅近や、遠方からの参加者が滞在できる宿泊施設が多いエリアが適当です。
公式ホームページに開催日時や学会の主題、参加費、申し込み方法、問い合わせ先など開催概要を掲載します。ホームページを新たに立ち上げる際は、告知や共有に便利なソーシャルメディアの活用も重要です。告知と同時に、関係各所への学会開催の連絡及び協賛の募集、広告やポスターなどの作成も始めます。
また学会当日に配信を行うツールの選定も行いましょう。
開催半年前を目処に、参加者の申し込み受付を開始します。デジタルプラットフォームを介した学会開催のメリットは、参加者の名簿作成や参加費徴収などの事務処理が簡単なことです。参加可否確認や追加情報の一斉配信も可能なため、時間短縮につながります。
また演題登録の受付は開催半年前から約2か月程度の期間が一般的です。演題登録の内容には、演題名や発表者、演題名、所属機関、発表形式、発表言語、論文の概要などを含めます。
演題登録の締め切り時期は、開催から3か月前頃が目安です。演題の採否を決定し、採択された演題の演題番号や発表順などを通知する作業を行います。ハイブリッド型で実施する場合は、交通機関や宿泊などの予約の関係から開催2か月前には参加者に通知が届くのが理想です。
また外国人の参加者がいる場合は、翻訳システムの導入や通訳の手配などもこの時点で行います。
開催1か月前になったら、視聴URLを参加者に案内しましょう。打ち合わせやリハーサル、学会開催に携わるすべての人と最終確認を行います。抄録集があればこの時点で、オンライン上に掲載しておくと良いでしょう。案内を受けた参加者から、視聴方法に関する質問などが寄せられる可能性もあるため、サポート要員を確保しておくのが理想です。
オンラインの場合、通信環境の確保は最重要事項です。機材やインターネット環境、ソフトウェアに至るまで入念に確認しましょう。当日同様のリハーサルを実施すると安心して当日に臨めます。問題があればできるだけ早く対応し、再びリハーサルと最終確認を行いましょう。
さらに、万が一のトラブル発生に備えてトラブルサポートチームやマニュアルを準備し、すぐに対処できる体制を整えておくことが大切です。
学会開催当日の主な業務は、機材配置や運営側への連絡事項の伝達、進行です。ハイブリッド型の学会の場合は、会場の受付や案内の業務も発生します。時間管理はスムーズな学会の進行に欠かせないため、思わぬトラブルが発生しないよう余裕を持った準備を心がけましょう。
開催中は、チャット機能の活用や個別コミュニケーションルームの設置で、意見交換や質疑応答を促し、学会の雰囲気が盛り上がるような進行を意識します。またアーカイブ配信の案内も忘れずに行いましょう。
無事学会が終了した後は、関係各所へのお礼を早めに行います。オンデマンドでの配信を提供する場合は、編集やアップロードの作業にも取り掛かりましょう。また参加者へのアンケートを実施し、次回に活かせるようにデータを可視化しておくのがおすすめです。
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