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オンライン説明会はどう開催する?メリットや成功に導くポイントを解説

新型コロナウィルス感染症の感染拡大を機に、大人数を集め開催するイベントのオンライン化が進みました。就職希望者を対象とした会社説明会もその一つ。今回はオンライン説明会のメリットや種類、成功させるポイントや実施する際の注意点について解説します。

オンライン説明会とは


オンライン説明会とは、インターネット上で行う説明会のことを指し、「Web説明会」とも呼ばれます。主として企業の採用活動などで行われることが多い説明会の開催形式です。

以前は就活生が実際に企業や就活イベント会場に足を運び、説明を受けつつ企業の雰囲気を肌で感じるというスタイルの説明会が主流でした。しかし、新型コロナウィルス感染症の感染拡大に伴い、非対面型の説明会開催の需要が高まったほか、企業のIT化推進の影響があり、オンライン型の説明会が急増しました。


オンライン説明会のメリット


・多くの就活生の参加が見込める
・コストや時間、リソースの削減ができる
・感染症や交通トラブル、天候不良などのリスク回避ができる


オンライン説明会には、従来の対面式説明会にはないメリットがあります。オンライン説明会のメリットとは具体的にどのようなものか解説します。


多くの就活生の参加が見込める


オンライン説明会は、場所や時間の制約が小さく、多くの就活生に参加してもらいやすいメリットがあります。
自社スペースなどで行う対面式説明会と比べて、一度に多くの就活生を集客することが可能です。また、対面式の説明会の参加が難しい遠方に住んでいる就活生の参加も見込めます。


コストや時間、リソースの削減ができる


オンライン説明会は、従来の対面式説明会と比べて、コストや時間、リソースを削減できます。自社の会議室などでも開催でき、会場の準備や当日の人員配置が不要なため、会場利用料や会場整備のための人件費など対面式説明会での開催にかかるコストがかかりません。説明会によっては、企業の担当者もリモートで参加でき、移動時間や交通費・出張費を削減できます。

また録画した説明会を配信する場合は、一度の配信で何度も閲覧してもらえるので、スタッフのリソース削減にもつながります。


感染症や交通トラブル、天候不良などのリスク回避ができる


オンライン説明会は、感染症や交通トラブル、天候不良などの影響を受けにくいメリットがあります。会社説明会は、複数の企業の面接や説明会などを並行して行う就活生も多いです。そのため、対面による感染のリスクを避けた方が体調管理しやすくなります。また、交通トラブルや天候に左右されず、予定通りに説明会を開催できるのも大きなメリットです。


オンライン説明会の種類


・ライブ配信型
・録画配信型


オンライン説明会には、ライブ配信型と録画配信型の2つの種類があります。それぞれの特徴やメリット、注意点を解説します。


ライブ配信型


ライブ配信型とは、Web上でリアルタイムに配信するスタイルのこと。会話やチャットを通じてリアルタイムでコミュニケーションをとれるため、対面式説明会と同様に質疑応答ができます。

しかし、対面式説明会と同様に、開催する度に似たような説明を実施する必要があります。また通信環境の影響を受けて、映像や音声に問題が生じるリスクがあり、注意が必要です。


録画配信型


録画配信型とは、事前に録画した説明をWeb上で配信するスタイルのこと。何度も同じ説明をする必要がなく、リアルタイムで実施するための人員を確保する必要もないことから、企業側の手間・リソースの削減につながります。

また、参加者にとっても大きなメリットがあります。一つ目は配信側が取り直しや映像処理をしてから配信できるため、参加者はいつでもきれいな画質・音質の動画を視聴できること。二つ目は、空き時間にいつでも視聴できるなど、参加者にとって時間の拘束が少ないメリットがあります。

しかし、一方で、双方向のコミュニケーションができない点には、企業側・参加者側ともに注意が必要です。そのため、質問がある参加者をうまくフォロー出来るような体制を検討するとよいでしょう。


オンライン説明会を成功に導くポイント


・オンライン説明会の各形式のメリットを活かす
・次のアクションにつながる導線を作る
・飽きさせないように意識する
・配信の質を高める


オンライン説明会は、参加者に自社をアプローチできる貴重な機会です。オンライン説明会を成功させるために心得ておくべきポイントを解説します。


オンライン説明会の各形式のメリットを活かす


ライブ配信型、録画配信型それぞれの利点を活かし、参加者の満足度を向上させましょう。
例えば、ライブ配信型ではチャット機能を活用してタイムリーに質疑応答を取ったり、アイスブレイク的にアンケートを取るなど、積極的にコミュニケーションをとると良いでしょう。また、録画した動画を利用してライブを行い、映像・音声障害のリスクをさげるというやり方もあります。

一方、録画配信型はいつでも好きなときに視聴できる点を踏まえ、聞き取りやすい進行や、わかりやすい説明を意識するようにしましょう。


次のアクションにつながる導線を作る


オンライン説明会は気軽に参加できるメリットがある一方で、次のアクションにつながりにくいというデメリットがあります。そこで、次のアクションにつながる導線を作り、オンライン説明会の効果を高めましょう。

例えば、説明会終了後にアンケートを実施したり、後日メールを送ったりするなど参加者と接点を作る工夫が必要です。


飽きさせないように意識する


オンライン説明会は気軽に視聴できる反面、途中離脱にもつながりやすいです。そのため、参加者に最後まで飽きずに視聴してもらえるような魅力あるコンテンツ作りや進行が必要になります。

例えば、重要なポイントはわかりやすく簡潔に説明することや、印象に残るスライドを作成して視覚的にアピールすることも必要です。また、進行役の話し方やふるまい、立ち位置も魅力的なオンライン説明会に仕上げるための重要な要素といえます。説明内容に応じて、担当者を変えるなど工夫しましょう。


配信の質を高める


通信環境や機材、システム、音声・映像のチェックなどの事前準備は入念にしておきましょう。特にライブ配信型のオンライン説明会の場合は、予期せぬ通信トラブルが発生する可能性があるため、事前にトラブル発生時の対応を検討しておくことが大切です。

また専門の企業が適用している配信ツールを利用することで、不具合が起きにくく安定した配信ができます。いくつかのツールを比較し、参加者が視聴しやすいオンライン説明会を実現しましょう。


オンライン説明会の注意点


メリットの多いオンライン説明会ですが、オンラインならではの注意点もあります。万全の準備でオンライン説明会を開催しましょう。


コミュニケーションがとりにくい


オンライン説明会は、ライブ配信型であっても対面式説明会と比べると参加者とのコミュニケーションがとりにくいです。お互いの表情や反応が読み取りづらいほか、ツールを操作しながらの会話になるので話しづらいと感じるかもしれません。

社内で何度か模擬説明会を実施し、進行しながらツールを使う練習をしておきましょう。さらに、説明会前後にメールを送るなど参加者との接点を積極的に作り、個別にフォローするとなお良いです。


雰囲気や魅力が伝わりにくく、商品・サービスなどへの理解を深めづらい


オンライン説明会は、対面式説明会に比べて商品・サービスの雰囲気や魅力が伝わりにくいため、同業他社との差別化には工夫が必要です。またツールを通して会話するため一方的な説明になりやすく、参加者の理解が不十分なこともあるでしょう。


オンライン説明会は丁寧な準備が成功のコツ


対面式説明会と比べ、気軽に参加できる点がオンライン説明会の特長です。参加者に企業への興味や理解を深めてもらい、採用活動の成功につなげるためには、丁寧な準備を行い、より魅力的なオンライン説明会を開催しましょう。


メタバース空間での就活説明会もご検討ください


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