昨今、オンラインシンポジウムが時代の流れを受けて増加してきています。「これまで会場で開催していたシンポジウムをオンラインで行いたい」「興味はあるが、やり方が分からない」という方は多いでしょう。そこで、このコラムでは、オンラインシンポジウムのやり方や、オンラインならではの成功させるポイントなどをご紹介します。
オンラインシンポジウムとは、文字通り、オンライン配信で開催されるシンポジウムのこと。
シンポジウムは「公開討論会」「研究討論会」などとも訳されますが、あるテーマについて数名が意見を述べ、参加者と質疑応答を行う形で進行するものです。
シンポジウムと似ているものとしてセミナーがありますが、双方の目的が異なることを知っておきましょう。セミナーは教育や指導が目的となっており、基本的には講師の話を聞いて受講者が学ぶというものです。一方、シンポジウムは登壇者同士の発表や参加者との意見交換を通してテーマへの理解を深めることを目的として開催されます。
そんなシンポジウムも、近年は感染症拡大の影響やデジタル化の発展で、オンライン配信が増えてきています。
1. 企画する
2. 登壇者を決めて依頼する
3. 集客する
4. 資料や機材を準備する
5. 当日運営する
6. 後日フォローアップする
オンラインシンポジウムは最低限のスペースがあれば開催可能なため、会場を借りる場合に比べて準備が少なくて済み、低コストで実現可能です。開催方法についてご紹介します。
まず開催日時、開催目的、シンポジウムの内容、参加料、そしてタイトルの5点を決めます。開催目的を決める際にはターゲット層を設定することも重要です。どのような層と問題を共有したいのか考え、進めていきましょう。
参加料は低価格であるほど集客が見込めます。しかしその分、開催者側の負担が大きくなるためバランスを考慮する必要があります。
有名な登壇者がいた方が集客しやすく、参加料の価格を上げることも可能となります。候補者のスケジュールの都合があるため、早めに依頼するようにしましょう。また、登壇者候補に断られる場合を想定して、多めに候補者を選定しておくと慌てずに済みます。
お問い合わせ窓口や申し込みページを準備して、集客を行います。開催日の1ヶ月前を目安に告知を開始しましょう。告知は、Webサイトの制作やリスティング広告、SNSなどが有効です。
申し込みを開始する頃には、さまざまな準備作業が発生し忙しくなるため、システム化して自動で対応できるような仕組みを作っておくこともおすすめです。また、開催後の参加者へのフォローアップシステムもあらかじめ準備しておきましょう。
事前に登壇者と配布する資料やプレゼン内容を共有しておきます。それに加え、当日にスタッフがスムーズに動けるよう、運営マニュアルを作成しましょう。
オンライン配信では基本的にPCとインターネット環境（有線推奨）があればOKです。参加者の満足度向上のため、クリアな音質にこだわるのであれば、PCの内蔵マイクではなく外部マイクを使用するのもよいでしょう。登壇者の表情を明るく見せるライトを導入するのもおすすめです。
スムーズに進行できるよう、プログラムをしっかりと作りこむことも重要です。オンラインで問題なく進められるか、満足できる内容かなどリハーサルで繰り返し確認しましょう。シンポジウムが始まるまでの待機時間や、終了後に表示される画面も用意しておくと印象が良くなります。
また、どんなに綿密に準備をしていてもトラブルはつきもの。発生してしまった場合に、どのように対応するか、あらかじめ決めておきましょう。
シンポジウム当日は事前にリハーサルを行い、機材が予想通りに動くかどうかチェックをします。オンラインで重要となる通信安定性や、機材の扱いに注意しながら進行していきましょう。リアルタイムで、TwitterなどのSNSで発信するとより反響を得やすくなります。
シンポジウム後は参加者に対しフォローアップメールを送ったり、アンケートを入力してもらったりして、次につなげる工夫をしましょう。アンケート結果を次回のシンポジウムに役立て、参加者と継続的に接点を持てるようにすると効果的です。
・安定した通信環境を用意する
・プログラム内容を工夫する
・参加者の心理的ハードルを取り払う
・司会進行役を厳選する
・登壇者へのフォローをおこなう
・あらかじめQ&Aを用意して当日の負担を減らす
・アーカイブを残す
・デザインを統一する
・SNSを活用する
シンポジウムをオンラインで開催する時には、対面とは違ったポイントに注意する必要があります。知っておきたい成功のポイントをご紹介します。
オンラインならではの問題点として、通信環境があります。安定した配信環境を用意するのはシンポジウム開催側の必須事項と言えるでしょう。
特に登壇者が別々の場所から参加する場合、配信環境によっては音声トラブルが起こりやすくなります。当日のトラブルを避けるために事前にきちんと整備・設定しておきましょう。本番でスムーズに進められるよう、リハーサルもぬかりなく行います。
オンライン配信は臨場感のある会場と異なり、参加者の集中力が持たない可能性があり、最悪の場合、離脱されてしまう恐れもあります。会場で開催する場合よりも1つ1つのプログラムを短めの時間に設定するなど、飽きさせない工夫が必要です。
オンライン配信は、会場に足を運ぶシンポジウムよりも参加者の心理的ハードルは低くなります。しかし、オンラインイベントの経験が少ない人にとっては、参加に際して必要な手順が分からず抵抗を感じる場合もあるため、分かりやすく伝えることが重要です。
参加者に対し招待URLを送付する際には、推奨される視聴環境や、登録方法、参加手順を丁寧に伝えるようにしましょう。また、不明点は事前に質問できるよう、問い合わせ先も記載しておきます。
司会者には、オンラインに慣れていて進行が上手な人を選ぶとよいでしょう。オンラインでの開催は、会場と異なるトラブルが発生することがあります。万が一、機材トラブルがあった際にもアドリブでつなげられるなど経験豊富な人がよいでしょう。
そのような司会進行役であれば、カメラやマイクの操作権限を持たせておくと、配信コントロールもしやすくなります。
登壇者の中にはオンライン配信に不慣れな人もいます。あらかじめ、オンラインで話す際のコツや映り方、進め方などを丁寧に説明しておくと安心です。当日のリハーサルでも事前に説明したことを入念に再確認しておきましょう。
開催間近になったら関係者用のチャットを用意し、当日の進行や変更点などを共有するのも有効です。コミュニケーションを取りやすい環境にすることで、不明な点があった場合もチャットですぐに確認でき、本番もスムーズに進められるでしょう。
開催当日は、接続不良などで参加者から問い合わせが殺到するケースもあります。それら全てに対応していると、進行に支障が出る可能性もあるため、よくあるQ&AをあらかじめHPに掲載しておきましょう。
当日に不具合が起きた場合に、どのように対処すればよいか記しておくと、参加者が自己解決できることもあります。オンラインに不慣れな人も、Q&Aを事前に見て対処法を確認しておけば当日に安心して臨めます。
アーカイブを残しておけば、当日参加できなかった人や内容を振り返りたい人がいつでも視聴できます。また、開催者側もシンポジウムの内容を記録したり、次回に役立てるために見返したりする際にも使えるため、アーカイブを残し、参加者に共有するようにしましょう。
シンポジウム開催前の表示画面や、機材トラブルなどで参加者を待たせる際の画面、終了後の画面など、シンポジウムで配信する画面のデザインを統一しましょう。デザインに統一感を持たせることで、参加者の印象にも残りやすく、しっかりとブランディングすることができます。
SNSを上手に活用すれば、参加者以外の意見を広く拾うことも可能です。例えば、シンポジウム中にリアルタイムで発言されたSNSの投稿内容をチェックして、シンポジウム内で取り上げることもよいでしょう。より多くの人に参加意義を感じさせることができ、さらに活発な議論に繋がります。
そのためには、積極的にハッシュタグを利用しましょう。あらかじめ、開催側がアカウントとハッシュタグを作成してSNSで発信しておけば、開催当日のシンポジウムを盛り上げることもできます。ハッシュタグを付けて、アーカイブへ誘導するツイートを投稿するのもよいでしょう。
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オンラインでシンポジウムを開催するためのやり方や、成功させるためのポイントについてご紹介しました。
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