コロナ禍の今、オンラインの良さもリアルの良さも兼ね備えた「ハイブリッドイベント」が注目されています。オンラインでは感じにくい「生」の雰囲気を感じたい人も満足でき、感染リスクを避けたい人、場所や時間に制約されたくない人も気軽に参加できるので、参加者にとって選択肢が多く親切に感じられる形式です。そんなハイブリッドイベントを開催するにあたって、メリットやデメリット、また成功させるポイントについてわかりやすく解説します。
ハイブリッドイベントとは、オンラインとリアル両方で同時にイベントを開催する形式です。場所や時間に制約されず幅広い層へアプローチできるほか、オンラインイベントだけでは出しにくい熱気を引き出すことができるため、特にコロナウィルスの感染が増えている状況下においては、リスクヘッジの観点からハイブリッド開催が選ばれることが増えています。
ハイブリッドイベントの良さは、まとめるとオンライン･リアル両方の利用者層にアプローチできること。大きくは次の二つのメリットに分けられます。
ハイブリッドイベントでは、オンラインとリアルのどちらでも参加できます。イベント会場に行くことが難しい方であればオンライン、実際に熱気を肌で感じたい方であればリアルを選択できるでしょう。参加方法の選択肢が増えるため主催者としても招待しやすく、参加者層が多様化するというメリットがあります。
オンラインイベントには利便性が高いというメリットがあります。イベント会場から離れた場所に住んでいる方、一人では参加しづらいと感じている方でもオンラインなら気軽に参加できるでしょう。一方、リアルイベントには現物を確認できる、臨場感を得られるというメリットがあります。ハイブリッドイベントであれば両方の強みを生かすことが可能です。
オンラインとリアルの両方を同時開催することで、オペレーションが複雑化します。イベント運営の負担が大きくなる可能性があるだけでなく、トラブルが生じたときの対応も複雑になることがあります。それぞれ入念に準備をし、円滑に運営できるようにしておきましょう。イベント運営に慣れていない場合は、同時開催を避け、それぞれの開催時期をずらすなどの選択肢も考慮に入れましょう。
1.イベントの目的･ターゲットを整理する
2.オンラインとリアルどちらに比重を置くか、整理する
3.イベントの概要を整理する
4.リアルイベント会場の準備をする
5.オンラインイベントの配信準備をする
6.集客と申し込み受付を行う
7.運営メンバーでリハーサルを行う
8.参加者へのリマインドを行う
9.ハイブリッドイベント当日
10.実施後アンケートを行う
まず初めに、イベントを開催する目的･ターゲット･メインテーマを決めてください。これらの軸となる部分が変わると、最適なイベントの開催方法も変わります。後々ブレが生じないよう、この時点でしっかりとこの部分を考え、軸を固めておくことが重要です。また、準備の作業に追われると、途中からイベントの開催自体が目的化してしまう事例が散見されます。イベントを開催したその先に「どのような結果を出したいのか」という目的を常に意識して、準備していきましょう。
イベントの目的とターゲットから、オンラインとリアルのどちらに比重を置くか決めていきます。例えば、臨場感を味わうことを重視する討論会や観客からのリアクションで盛り上げることを重視するものなどであればリアル、話を静かに真剣に聞くことを重視するセミナーであればオンラインに比重を置けるでしょう。
オンラインとリアルのどちらに比重を置くか決めた後で、イベントの概要を整理します。参加しやすくする工夫、プログラムの流れなど、イベントの目的に沿った形で決定していきます。
自社でイベント開催スペースがある会社であれば、費用を掛けずに開催することも可能ですが、一般的にはリアルイベントでは会場の手配が必要となります。また、それに付随して準備するものも多いため、オンラインイベントと比較して時間とコストがかかります。余裕をもってスケジュールをたて、準備を進めましょう。
想定人数と規模、イベントのコンテンツ内容にあわせて、イベント会場を選定します。プロジェクターや音響設備などの備品のほか、交通アクセスの良さや参加者が来場しやすいエリアかどうか等、立地条件も考慮に入れるとよいでしょう。クロークの有無や関係者の控室が確保できるかといったレイアウトも重要な確認ポイントのひとつ。人気の会場の場合、かなり前から予約しておさえておく必要があるため注意が必要です。
イベント会場の決定と同時に、会場内の装飾業者の選定もしておきましょう。業者を選定したら、イベントの内容に適した装飾やコンテンツを詳細に決めていきます。また、資料やカタログ、商品サンプルなどの配布物や、飲み物や軽食など、会場側で手配が必要なものがあれば、あわせて準備をすすめましょう。
オンラインイベントの開催には、何らかの配信ツールや撮影機材、通信環境などの手配が必要となります。イベントの内容や目的などに応じて準備を進めましょう。
オンラインイベントに使うツールを決めます。双方向性のあるツールにするときはテキストチャットやボイスチャットの操作方法、ツールのUI・UXなどの要素も踏まえて検討していきます。
オンラインイベントを実施するために必要な機材、通信環境を整えます。スムーズにイベントを配信するためにも、参加者の人数を考慮したサーバーが必要です。
規模やツールが決まったら、機材やインターネット環境など配信に適した環境が用意できるか確認します。PC･カメラ･マイクなどは必須アイテム。必要なスペックや各機材とツールの相性などを確認しながら揃えてください。また、背景にこだわるならスクリーンを用意しましょう。不安を感じるなら業者に相談するのも手です。足りないものがあったら、早めの段階で入手し、事前に必ず確認をしていきましょう。
概要が固まったら、参加者の募集を行います。申し込みをした人が不安にならないよう、申込の受付が完了したら、その旨を視聴者に伝えます。例えば、申し込みWebページ上で「受付完了」の表示をしたり、またはメールで受付をした旨を伝えたりするのもよいでしょう。
また、申し込みをした方には、適切なタイミングでリアルイベントの会場案内や参加方法、オンラインの場合は配信用のURLやパスワードなどの共有を行います。オンラインイベントはまだ不慣れに思う方も多いです。URLやパスワードの送付に併せ、初めてオンラインイベントに参加される人のことを考慮して、参加方法や手順などを念入りに説明してください。
開催直前には運営メンバーでリハーサルを行いましょう。事前に目指すべきゴールをメンバー間で統一しておいてください。本番で慌てないためにもPC、音声、映像といった通信機器の動作確認や、各々の役割分担や動作のタイミングなども入念にチェックする必要があります。メンバー間で連絡を密に行い、思わぬミスが生じないように気を付けましょう。
またリアルイベント会場では、イベント直前もしくは当日に会場設営が必要となるほか、会場内の受付や案内・誘導のスタッフアサインも欠かせません。誰が何をどのような手順で担当するのか、オペレーション計画を立てて、リハーサルで綿密に確認を行いましょう。
イベント開催日が近づいてきたら、参加者に対してリマインドを行います。前日あるいは前々日にメールを送ることが一般的です。
ただのリマインドで終わらせず、講師情報やテーマにまつわる情報を盛り込むなど、モチベーションを上げるよう工夫を凝らしましょう。
ハイブリッドイベントの当日はスケジュールどおりにオンライン、リアルの両方を進行します。トラブルが起きたときの対応についても詳細に決めておくと、万が一のときも安心です。
万全を期して本番を迎えます。講師やその他の説明者の音声が参加者に伝わっているか、共有画面等がきちんと見えているかどうか、余計なものが画面に映り込んでいないかなど、常に注意しましょう。講師は話し方や声色などにも気を付けてください。また、講演時に意見交換や質疑応答を行う場合は、ネガティブなコメントによって場の雰囲気を壊さないようにコメントの内容をスタッフがチェックした上で公開できるように体制を用意しておきましょう。
ハイブリッドイベント実施後、参加者にアンケートを行います。アンケートから改善点を分析し、次回のイベント開催に活かします。
開催後には、資料の配布だけでなくアンケートも実施すると良いでしょう。開催方法や当日の進行についてフィートバックを得られるからです。次回への改善点も見つかります。また、お礼のメールを送るなどアフターフォローも忘れないでください。
ハイブリッドイベントの成功は、オンラインとリアルの両方の特性と強みを理解しておくこと、準備を丁寧に行うことなどにかかっているといっても過言ではありません。成功のポイントについて、わかりやすく解説します。
| 種類 | 強み |
|---|---|
| オンライン | ・時間や場所の制約を受けない ・参加のハードルが下がるため参加者増が期待 ・運営コストを削減できる ・コンテンツを再利用できる ・ツールによっては参加者の行動データなどを活用した運営が可能 ・天候やコロナウィルスの感染の状況に左右されない |
| リアル | ・双方向のコミュニケーションが可能 ・五感を使った体験をしてもらえる ・一体感･臨場感が演出される ・参加者間の交流を活性化できる ・製品や人との偶然の出会いがある |
オンラインイベントで使用するツールによっては、参加者の行動データや属性データを取得することができるので、参加者の行動・属性に応じたアプローチが可能です。
一方、リアルイベントは、リアルならではの価値の提供ができます。既存顧客や役職者を招き、ロイヤリティ向上や商談創出につなげやすいのも強みです。
オンラインとリアルを並行して開催する場合、イベント自体に違いはありません。しかし、それぞれの特性や役割を意識して、使い分ける意識を持つことが大切です。
目標値などもそれぞれ設定できます。例えば、オンラインであれば申込者数や当日参加者数など、リアルであれば商談獲得数や受注率などを目標値に定めます。
オンラインでは、音声、撮影角度、ネットワーク、映像、一方、リアルではハウリングを開催前に整えておくことが必要です。リアルタイムに配信できない場合に備えて録画しておくと、リスクヘッジになるでしょう。
オンライン･リアル両方のリハーサルの確認も必要です。すべてを生配信にすることにこだわらず、一部を録画にて対応することなども検討します。
オンラインは参加の方向性が一方向となってしまう傾向があるため、イベントの一体感が出るような配慮が必要です。また参加したいと思わせるイベントにするため、参加者の声を反映させる工夫をしましょう。
コロナウィルスの感染拡大などによりリアルイベントの集客が不安になってきた時や、そもそもオンラインイベントとリアルイベントのどちらで開催するか迷ったときには、ハイブリッドイベントを検討してみましょう。それぞれの良さを活かしつつ、集客力を向上させます。
ZIKUであれば、親会社の株式会社シャノンが創業以来培ってきたイベント運営経験を活かし、シャノンと協業でハイブリッド開催が可能です。運営管理やデータ管理のサポートも請け負い、ワンストップでのイベント開催を実現します。ZIKUはオンラインイベントツールでありながらも、これまでのオンラインイベントとは異なる熱気のあるイベント体験を演出でき、双方向コミュニケーションも可能ですので、オンラインイベントにも力をいれたいとお考えの企業様は、ぜひご検討ください。