オンラインイベントは、ITインフラやデバイスの進化、コロナ禍での非対面のニーズ拡大などを背景に、従来のリアルイベントに変わる選択肢として、近年様々な場面で開催されています。ここでは、リアルイベントにはないメリットや、企画する際の手順、成功のコツについて解説します。
オンラインイベントとは、Web上で開催するイベントのことを指します。場所を問わず開催・参加できるため、展示会や株主総会、セミナー、会社説明会など様々なイベントで活用されています。
新型コロナウィルス感染症の流行がなかなか収束を見せない中、対面イベントの多くが一時期中止となりました。企業にとって、営業の機会が失われることはダメージになります。そうした社会情勢も背景に、感染の心配のないオンラインイベントが急増しました。
オンラインイベントには、非対面だからこそ得られる様々なメリットがあります。特性や利点を理解し、従来のオフラインイベントにはないプラス面を最大限に活用しましょう。
オンラインイベントはオフラインでのイベント会場が不要なため、ブースの設営や当日の人件費といった会場に関わる物理的な諸費用がかかりません。そのため、従来のオフラインでのイベントよりも開催コストが大幅に抑えられます。
オンラインイベントは、開催場所や時期、時間帯の制約がないため、多数の来場者が見込めます。イベント会場への物理的な移動も不要で、感染リスクもないことから、参加へのハードルが低く気軽に参加できます。
オンラインで開催することによって、遠方で参加が難しかった顧客や、国外の顧客など新たな層にもリーチしやすくなります。リアルなイベントでは会場の規模により収容人数制限が出てきますが、オンラインではそのような制約もないため、来場者の層が大幅に広がります。
オンラインイベントに使われるプラットフォームには、チャット機能やオンライン商談機能などが備わっているものも多くあります。そのような機能を活用し、主催者・参加者が双方向にコミュニケーションを取ることが可能です。また、SNSやソーシャルメディアの発信、アンケート機能などによって、来場者のリアルタイムの反応を知ることもできます。
オンラインイベントでは、プラットフォーム上で来場者の属性やアクセス履歴、行動履歴など、来場者に関わる様々なデータを収集・蓄積できます。アンケートの実施・集計・分析も容易なため、次回のイベントやマーケティング施策に活かせます。
1.目的・ゴール
2.イベント形態
3.対象者
4.コンテンツ内容
5.開催方法（ツール）
6.開催時期・曜日・時間帯
7.開催側の実施場所
8.告知方法・集客方法
9.予算
オンラインイベントの企画をするにあたって、どのような準備が必要となるのか、ステップに分けて解説します。手順ごとに検討・実施しておくべき事項を把握しておけば、スムーズな企画運営につながります。
オンラインイベントを企画するにあたって、まずはイベント企画の目的とゴールを明確にしておきましょう。目的・ゴールが定まれば、イベントの内容や準備すべきこともスムーズに検討できます。あわせて数値目標を決めておくと、目標を達成するための施策も立てやすくなります。
次に、どのようなイベント形態にするかを決めます。自社のみ単独で開催するのか、別の企業と共催の形とするのか、自社が主催して出展社やスポンサーを募る形とするのか。それによって、その後の準備の進め方も変わってきます。
イベントに参加してほしいターゲットおよびペルソナの設定も早い段階で行いましょう。性別や年代、職種・業種、役職、居住地など、対象者の属性を具体的に絞ることがポイントです。ターゲット層が決まっていれば、来場者のアクセス環境・視聴方法なども想定しやすく、集客のための施策も検討しやすくなります。
目的とターゲットから、それに沿ったコンテンツ内容を検討します。オンラインならではの特性も十分に活用しましょう。著名人やゲストを招く場合や、外部のファシリテーターを準備する場合は、早めにアクションを取っておくことが大切です。
なお、ボイスチャットやテキストチャット機能などを活用した双方向コミュニケーションを盛り込む場合、イベント形態によりコミュニケーション対象が異なる点に留意します。自社のみ単独開催のクローズドイベントの場合は「自社」と「来場者」、出展者を募るイベントでは「出展社」と「来場者」が対象です。検討ポイントとして押さえておきましょう。
コンテンツ内容が決まったら、どのような開催方法でイベントを行うのかも考えましょう。使用するツール次第で、何ができるのかが変わってきます。開催したいイベント内容を実現できる機能を備えているのか、十分に検討してツールを選ぶようにしてください。
コンテンツによってライブ配信とオンデマンド配信のどちらがよいのかも検討しましょう。必要に応じてアーカイブなども取り入れます。
ターゲット層が参加しやすい開催時期・曜日・時間帯を検討します。コンテンツによっては、開催期間中自由に視聴できるようにオンデマンド配信やアーカイブ配信を行うなど、オンラインの利点も積極的に取り入れます。具体的な開催日時が決まったら、いつから告知を始めるかについてもあわせて決めるとよいでしょう。
来場者のためのイベント会場は不要でも、開催側で動画やウェビナー、講演会を撮影・配信する場所は必要です。場所の準備に加えて、撮影機材などの準備のほか、ライブ配信の場合はネットワーク環境の手配も必須。入念なリハーサルを行って段取りを確認すると共に、トラブル対応についても検討しましょう。
イベント内容の詳細が固まったら、告知・集客について検討します。ターゲットとなる来場者にあわせて、効果的な告知方法・集客方法は異なります。ターゲット層の行動特性をよく分析し、オンライン広告、SNS、メルマガ、ホームページ、DM、フライヤーなど、最適な方法を選択しましょう。
オンラインイベントの場合、リアルイベントに比べると会場などにかかるコストが抑えられるので、コンテンツの制作費と告知・集客のための費用がメインとなります。配信ツールを使う場合はその費用、動画収録のためのスタジオ代や撮影機材の準備費なども必要です。費用対効果も考慮しながら、何にどの程度予算を割り振るか決めましょう。
オンラインイベントを成功裏に終えるには、押さえておくべきポイントがいくつかあります。開催目的を達成するために必要不可欠なので、事前によく確認しておきましょう。
オンラインイベント開催によって、最終的に得たい定量的な成果を明確にしておくことが大切です。KPIに落とし込んだら、ツール選択時にはKPI数値が計測できるものを選びましょう。代表的なKPIとしては、リード数（申込数）、アクセス数（来場者数）、イベント後のアクション（アポ獲得数）、コンテンツの評価などがあります。
来場者にとって使いやすいツールであることはイベント成功に最も重要です。使い勝手のよいUIであるか、便利な機能を備えているか、来場者の目線に立ってよく吟味します。また、主催者側にとって管理しやすいか否かという視点も忘れないようにしましょう。
オンラインイベントは臨場感に欠けるため、「ながら視聴」や途中離脱が発生しがちです。チャット機能や投票機能、手を挙げる機能を活用したコンテンツ内容にしたり、質問を投げかけたりするなど、参加意識を高める工夫を考えましょう。
オンラインイベントはPCだけではなく、タブレットやスマホから視聴している場合も多くあります。そのため、読みやすい・伝わりやすい配慮が欠かせません。文字はなるべく大きく、情報をつめこみすぎないようにし、文字量はもちろん、フォント、色、太さなどにもこだわります。
画質やスライド・登壇者の見せ方にもこだわり、全体的なクオリティを高めるようにします。ウェビナーの登壇者の背景、名称や名前の表記、開始前や待機画面を統一するなど、統一感を持たせた画面作りを心がけましょう。来場者がストレスや違和感を抱かずに集中できるようにすることがポイントです。
ハッシュタグを準備してSNSで来場者に感想を発信してもらう、ソーシャルメディアでイベントの様子を発信するなどの取り組みも有効です。主催者・出展社と来場者のコミュニケーションにつながり、新たな来場者の獲得も期待できます。
展示会や合同説明会といったブースやコンテンツを見て回る想定のイベントでは、回遊率を高める施策を用意しましょう。例として、各ブースを一覧で表示できるようにする、クイズラリーやスタンプラリーを用意する、といったものが挙げられます。
オンラインイベントを滞りなく運営するにあたっては、オンラインならではの注意点も知っておく必要があります。陥りがちな落とし穴や気を付けたいポイントを頭に入れて備えておきましょう。
事前に配信環境やネットワーク回線を整え、入念なリハーサルを行いましょう。当日の役割分担、進行を明確に決めておき、来場者に対しても臨機応変な対応ができるように、リアルなイベントよりも更に丁寧な準備をしておきます。
オンラインイベントでは音声トラブルや接続トラブルが起こりがちです。そのようなトラブルに備えて、対応策やサポート体制を万全に整えておきます。自社での対応が不安な場合は、オンラインイベントのサポート会社を活用するのもおすすめです。
オンラインイベントの視聴環境は、自宅や移動中のカフェなど視聴者の状況によって様々です。機密性の高い情報を配信する場合は制限を設けるなど、セキュリティ面には十分に配慮するようにしましょう。
全ての来場者に確実にイベントに参加してもらうため、参加案内が全員に確実に届くようにすることは必須です。開催時間やURL、注意事項など、開催概要もリマインドし、参加忘れを防止しましょう。
近年急増しているオンラインイベントは、主催する企業にとって新たな顧客との接点を創出できる重要なチャネルになりつつあります。オンラインならではのメリットも多く、リアルなイベントとのハイブリット開催など、今後も様々な形式での需要が見込まれます。
ご紹介した企画手順やコツを押さえると同時に、オンラインならではの注意点にも配慮し、オンラインイベント企画を成功させましょう。
ZIKUはアバターを活用したメタバースイベントプラットフォームです。リアルイベントのような熱気のあるイベント体験ができるワンランク上のオンラインイベント企画をお考えの場合は、ぜひ導入をご検討ください。
