オンライン講演会とは

オンライン講演会とは、従来はホールなどで行われていた講演会をオンラインで実施するもの。そもそも「講演会」とは、テーマに沿った演説を登壇者が行い、それを受講者が聞いて吸収するという一方向のものです。意見交換を前提にしたものではありません。有名なオンライン講演会でいうと、「TED」が挙げられます。特定の分野の知識を得たい人が視聴するのが一般的で、テーマは多岐にわたります。

講演会と講習会と研修会の違い

・講習会との違い

「講習会」は、ノウハウを直接提供する場です。従来教室で行われていたような中規模のものをイメージすると分かりやすいでしょうか。参加者は自らの意思で講習会に参加し、意見交換や質疑応答も含めた講習を通じてノウハウを得ます。分からないことを講師に聞き、知識を吸収するため、講演会とは異なり、質疑応答や意見交換が前提になっているものが多いです。

・研修会との違い

「研修会」は、職務上必要な知識や技能を高めるため、ある期間にある勉強や実習をすることです。例えば、会社などの新人研修、管理職研修など、ある過程の中で受けなくてはならない勉強会というイメージが浸透しています。仕事のために必要な意識や技術の習得に主眼を置いた催しです。

リアルイベントと比較した際のオンライン講演会のメリット

オンライン講演会には、リアルイベントと比較して、多方面でのメリットがあります。

・コスト削減ができる

オンライン化することで、コストを削減できるのが大きな強みです。会場費、スタッフの人件費、講師の旅費などの経費の他、配布資料の印刷代もかかりません。

・時間の節約ができる

時間の節約につながるのも重要なメリット。まず、会場への移動時間がかかりません。また、配布資料については、印刷代がかからないのみならず、印刷･製本する必要もないため、準備にかかる時間や手間も減らせます。

また、同じ内容の講演を日本各地で実施する手間も省けるため、かなりの時間を有効に活用できます。

・感染症の拡大防止につながる

オンラインでの開催になるため、感染症の拡大防止にもつながります。大人数が一堂に会するリアルの講演会では、多方向のやり取りが発生するため感染症のリスク発生は避けられません。しかし、オンライン講演会では、講師、受講者がそれぞれの場所で参加するため、そのリスクはありません。

・受講者の感想や理解度などの情報収集ができる

受講者の感想や理解度を把握しやすいのも、オンラインならではの特長です。配信ツールのアンケート機能などを使用し、受講者の反応をダイレクトに把握できます。また、講演会開催時以外も気軽に意思疎通ができるのも強みです。

リアルイベントと比較した際のオンライン講演会のデメリット

オンライン講演会には、遠隔でのコミュニケーションならではのデメリットも存在します。

・インターネット環境に左右される

インターネット環境は、講演会だけではなく、オンラインイベントの生命線。配信環境が不安定になってしまうと、講演内容をうまく参加者に伝えられない他、受講者の集中力を途切れさせ、途中離脱に繋がる可能性もあります。配信側で通信関係のトラブルを起こさないよう事前の丁寧なリハーサルと当日の細心の注意が必要です。また、それでも予期さぬトラブルが発生した場合の対応も併せて考えておきましょう。

・発表者、受講者にツール利用のフォローが必要な場合がある

ツールに不慣れな場合、講師と受講者に対してツールの使い方をフォローする必要があります。受講者全員が配信ツールを使い慣れているとは限りません。必要に応じて使い方を事前にレクチャーし、当日にトラブルが発生するのを防ぎましょう。

・講演内容の工夫が必要となる

リアルの講演会よりも、講演内容や資料を事前に工夫しておく必要があります。オンライン講演会は、気軽に参加できる反面、緊張感が低く、集中力を保ちにくい傾向にあります。開催時間を短めにしたり、緩急をつけたり、要点を的確に伝えられる構成作りにしたりと、理解しやすい工夫が不可欠です。

オンライン講演会の流れ

オンライン講演会を実施する方法を、6つのステップに分けて詳しく説明します。

1.オンライン講演会の目的･内容･ターゲットを決める

最初にオンライン講演会を実施する目的･ターゲット･メインテーマを決めてください。これらの軸となる部分が変わると、最適な開催方法も変わります。後々ブレが生じないよう、この時点で軸をしっかり固めておきましょう。また、準備の作業に追われると、途中からオンライン講演会の開催自体が目的化してしまう事例が散見されます。「どのような効果を期待して講演会を行うのか」という講演会の先の目指すべき結果を常に意識して、準備していきましょう。

2.オンライン講演会の開催概要を決定する

一番最初に決めた「目的」「ターゲット」「メインテーマ」を軸に、オンライン講演会の概要を決定していきます。下記項目を決めていく中で、目的を達成するために一番効果的で実現可能な形となるよう調整していきましょう。ただし、あくまで軸となる部分は変えてはいけません。

・開催日時を決定する

目的やターゲットから「開催すべき時期はいつか」「平日か祝日か」「開催の時間帯はターゲットの行動傾向からみて何時か」などを決めます。そして、講師選定後、講師のスケジュールと調整し、日時を確定させます。

・テーマに沿った講師を選定する

講演会の目的やターゲットを意識しながら講師を選んでいきます。オンライン講演対応可能な講師は、Web上に一覧でアップされていることが多いです。ただし、知名度や実績のある講師だと、招聘するのに多額の費用がかかる場合も。目的を一番大事にしつつも、テーマと講師の領域の親和性、集客力、予算など様々な要素を踏まえ、検討していきましょう。報酬にかかる予算は、受講料をとって一部賄うのも一つの手です。

・配信方法を決定する

「ライブ配信(生放送)」「オンデマンド配信(録画)」「ハイブリッド型」があります。それぞれで行うのはもちろん、組み合わせてもOK。対象者や講演会実施で狙う効果などさまざまな要素を考えて、決めていきましょう。

ライブ配信は視聴者の反応をダイレクトに反映させられるため、一体感を生み出したいときにおすすめ。オンデマンド配信は視聴者が繰り返し見られるため、学習意欲の高い方向けの講演に適しています。ハイブリッド型は会場の一体感をオフラインで来場した参加者にはもちろん、オンラインの参加者にも感じてもらえるメリットが。ただし、オンライン･オフライン両方に響く講演になるような工夫や実施場所の確保などが必要と、手間がかかります。

・オンライン講演会ツールを選定する

配信方法が決まったら、適切なオンライン講演会ツールの選定に入ります。生放送だけでなく録画した動画をYouTube やFacebookなどで公開できるZoom、初心者でも簡単に操作できるCocripo、配信や撮影について業者からサポートを受けられるJストリームEquipmediaなどバリエーションは実に多彩。料金体系も忘れずチェックしておきましょう。

・必要な機材等の通信環境を整える

配信方法･ツールが決まったら、機材やインターネット環境など配信に適した環境が用意できるか確認します。PC･カメラ･マイクなどは必須アイテム。必要なスペックや各機材とツールの相性などを確認しながら揃えてください。また、背景にこだわるならスクリーンを用意しましょう。不安を感じるなら業者に相談するのも手です。足りないものがあったら、早めの段階で入手し、事前に必ず確認をしていきましょう。

・集客(告知)方法を決定する

ターゲットを念頭に、どのような告知を行うか検討します。例えば、ターゲットがシニア層や経営者層であれば「新聞」、比較的若い世代であれば「インターネット広告」など。特にインターネット広告は、年齢や活動地域など広告を出す相手や出し方を細かく設定できます。その他にも、ターゲットとすでに繋がっている状態であれば「ダイレクトメッセージ(郵送･電子)」や「SNSでの告知」。まだ、繋がってはいないけれども講演会にたくさん参加するような自己啓発や社会問題に対し意識の高い人たちにはアプローチしたければ「イベント告知サイト」。ターゲットが良く利用するスポットやイベントがあれば、「チラシ」や「ポスター」の設置も有効です。もちろん複数組み合わせていくのもありです。

・準備の大まかな流れとスケジュールを決める

開催に必要なさまざまな要素を固めたら、開催準備～当日～開催後のフォローの一連の流れを決めていきます。集客数に対する告知のタイミングや回数、講演会資料の作成や講師資料との調整、講演会参加申し込みの受付日･締切日、機材の入手、リハーサルの日程･回数など、運営に必要な要素はすべて流れを決めておきます。また、内容に漏れがないか複数人で確認するとなお良いでしょう。また、講演会の完成度の高さも重要ですが、一番忘れてはいけないのは講演会実施後の受講者のアクション。その目的が達成されるよう、実施後どのように受講者をフォローしていくのか、きちんと設計しておきましょう。

・当日の大まかな流れを決める

当日、だいたいどのような流れで講演会を運営していくのか決めていきます。「挨拶」「講演者の講演時間」の他、必要に応じて「企業説明」「商品紹介」など、講演会で受講者に伝えたい項目を洗い出します。その上で、どのような時間配分･順番で進行していくかを検討します。

3.オンライン講演会の受講者を募集、URLやパスワード等の必要情報を案内する

講演会の概要が固まったら、受講者の募集を行います。申し込みをした人が不安にならないよう、申込の受付を完了したら、その旨を視聴者に伝えます。例えば、申し込みWebページ上で受付完了の表示をしたり、またはメールで受付をした旨を伝えるのもよいでしょう。

また、申し込みをした方には、適切なタイミングで配信用のURLやパスワードなどの共有を行います。オンライン講演会はまだ不慣れに思う方も多いです。URLやパスワードの送付に併せ、初めてオンライン講演会に参加される方のことを考慮して、参加方法や手順など念入りに説明してください。

オンラインだからこそ丁寧に対応することで、当日の参加率向上につながります。

4.運営メンバーでリハーサルを行う(事前に目的、役割分担を共有する)

開催直前には運営メンバーでリハーサルを行いましょう。事前に目指すべきゴールをメンバー間で統一しておいてください。本番で慌てないためにもPC、音声、映像といった通信機器の動作確認や、各々の役割分担や動作のタイミングなども入念にチェックする必要があります。メンバー間で連絡を密に行い、思わぬミスが生じないように気を付けましょう。

5.オンライン講演会当日

万全を期して本番を迎えます。講師や司会、説明者の音声が参加者に伝わっているか、共有画面等がきちんと見えているかどうか、常に注意しましょう。話者は話し方や声色などにも気を付けてください。メンバー全員が常に集中し、トラブルが発生しても速やかな対応を取れるよう気をつけましょう。

6.オンライン講演会実施後、資料配布･アンケートを行う

開催後には、資料の配布だけでなくアンケートも実施すると良いでしょう。開催方法や当日の進行についてフィートバックを得られるからです。次回への改善点も見つかります。また、お礼のメールを送るなどアフターフォローも忘れないでください。

オンライン講演会開催に必要なアイテム

オンライン講演会を実施するには様々なツールが必要です。ここでは必須アイテムとクオリティ向上につながるアイテムを紹介します。

・必須アイテム

これらのアイテムなしにオンライン講演会は開催できません。どのツールを使う際にも原則必要となるアイテムですので、持っていない場合は高品質のものを購入していつでも使えるようにしておくのも良いでしょう。

・オンライン講演会のクオリティが上がるアイテム

講演会で使用するツールの良しあしが、受講者の講演会に対する満足度に直結する可能性があります。特に、マイクやカメラなどは、拾う音声の質や見せる映像の質がものによって大きく異なります。品質の良いアイテムを確保すると、講演会のクオリティも上がるでしょう。

オンライン講演会開催に必要な人員

オンライン講演会を実施するにあたって絶対に必要になるのは、講演者と配信担当です。講演者は講演に集中してもらう為、運営担当が講演ツール上への入退室、受講者からの問い合わせ対応など講演者と受講者を繋ぐ役割を果たします。そのほか、講演会の規模感によってディレクター的な立ち位置でイベント全体を俯瞰して、進行を管理する運営担当、複数の講演者が居る場合には司会者も必要となります。

事前にメンバー間の主となる役割は必ず明確にしておきましょう。また、円滑な運営を目指し、別途メッセージアプリを使うなどして、講演会の対応状況の共有ができるようにしておくと良いでしょう。

オンライン講演会を成功させるためのポイント

企画をしっかり練り上げ、抜かりなく準備をする。それがオンライン講演会を成功させる秘訣です。ここでは5つの重要なポイントを紹介します。

他の講演会に埋もれないよう差別化を図る

多くのオンライン講演会が存在している現在、多くのターゲットに来たいと思わせるためには、魅力的な違いを出していく必要があります。例えば、講演者の知名度や実績にこだわったり、テーマの社会的な関心の高さ、はたまたニッチさにこだわってみたりするのもあり。また、その他にツールにこだわってみると大きな話題を呼べる可能性があります。例えば、映像や資料だけを使って説明される通常のオンライン講演会に代えて、講演者を複数名登場させ対談形式にしたり、仮想空間上に存在するイベントスペースで講演会を実施するという方法も。違いを出すための色んな可能性を検討してみましょう。

事前に目的や内容･ターゲットを明確化する

オンラインに限らず、イベント開催前には必ず目的･内容･ターゲットを明確化しておく必要があります。最初のうちは意識していたとしても、講演準備の作業に移ると、どうしても講演会の実施自体が目的になってしまう傾向にあります。例えば、様々なことの選択の基準が、「目的を達成すること」よりも、「講演会を実施しやすいこと」「講演会が面白くなるもの」などにずれてしまったりするのです。そうなると、講演会を実施しても講演が受講者に効果的に刺さらず、うまく結果につながらなくない可能性があります。

目的や内容に合ったツールをつかう

配信ツールには、それぞれの個性があります。自分たちのオンライン講演会の目的達成のために、効果的なツールは何かしっかりと考え、効果的に内容を届けましょう。ツール選びはオンライン講演会を成功させるために最も重要なファクターの一つです。

リハーサルを入念に行う

イベントを成功させるためには、念入りなリハーサルは欠かせません。オンライン講演会でも、それは一緒。当日の流れを体感することで、トラブルになりそうなポイントを事前に見つけられます。課題への対応方法を事前に考えておくことで、当日慌てずに済むなど様々なメリットがあります。

オンライン講演は1時間以内に収める

オンライン講演は、一般の講演よりも集中力を保つのが難しいと言われています。周りには講演者も受講者もおらず、緊張感を感じにくいこともその一つの理由です。多くの内容を伝えたくなる気持ちも分かりますが、必ず1時間以内に収めるようにしてください。事前に講演する内容を精査し、要点を的確に伝えられるプログラムにしましょう。

オンライン講演会におすすめのツール

「配信ツールが多すぎて、どれを選べばいいのか分からない」という方も多いでしょう。ここでは2つおすすめします。まずは配信ツールの王道Zoom。ライセンスに応じて最大50,000人の講演が可能など、多彩な機能を有しています。それから、独創性に優れたZIKUも是非チェックしてみてください。仮想空間の中にホールがあり、メタバース上で講演会を開催できます。上手に利用すれば、他社にはないオリジナリティを生み出せます。