IT化の進展により様々なものがオンライン化されました。そして、感染症対策の実施とグローバル化に伴い、近年さらにオンラインという選択肢が定着してきています。セミナーは、その中の筆頭格。オンラインセミナー「ウェビナー」は、手軽にスキルや知識を得られるほか、人脈も作れると人気を集めています。そんなウェビナーの特徴や開催する際のポイントなどを紹介します。
ウェビナーとは、オンラインで開催されるセミナーのこと。「ウェブ(Web)」と「セミナー(Seminar)」を組み合わせた造語で、「ウェビナー(Webinar)」です。そもそも、セミナーとは、日本語で「研究集会」「講習会」を意味するもの。何かのテーマについて興味を持っている人が、ノウハウを得るために自主的に参加する集まりのことですが、一般的には企業が自社のビジネスに関連するテーマで見込み客や既存のお客様を集客して、自社の製品に興味をもってもらうことを目的に開催されることが多いです。
開催回数は、一回がベースの講演会などとは異なり、一連のノウハウの提供ができるまで数回開催されるものも。ウェビナーの中で、質疑応答･意見交換の時間が設けられるのが一般的です。開催方法としては、ツール上に設けられた会議室やセミナールームに参加者を集め、カメラで映した講師の姿やセミナー資料をオンラインで共有しながら進めます。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| ウェビナー | 何かのテーマについて興味を持っている人が、ノウハウを得るために自主的に参加するセミナー。人数は数十人までが一般的です。1回開催のものもあれば、数回開催されるものも。その中で、質疑応答･意見交換の時間が設けられるのが一般的ですが、基本的にはホストから参加者へという方向に比重が置かれています。 |
| オンラインカンファレンス | オンラインで開催される専門家を招くような外部向けの会議･協議会や参加人数や開催規模の大きいイベント。(小規模な会議はミーティングと表現されることが多い。)意見交換の場で、話をする人･話を聞く人という役割があまり明確でないという特徴があります。 詳しくはこちら |
| オンライン講演会 | オンラインでテーマに沿った演説を登壇者が行い、参加者がそれを聞いて吸収するもの。大人数が参加できるものが多いです。特定の分野の知識を得たい人が視聴するのが一般的で、意見交換は前提ではありません。ホストから参加者へという一方向が基本です。 |
会場を借りないため、時間や場所にとらわれません。良好なインターネット環境とデバイスとツールさえあれば、いつでもどこでも開催が可能です。
視聴者にとっても、手軽に参加できるメリットがあります。会場へ移動する必要がないため、交通費も移動時間も必要ありません。また、参加する際の身だしなみも現地開催に比べて気にせず済むため、視聴者にとって手軽です。人数制限がない場合も多いため、多くの人に参加してもらえます。
オンラインで開催するものについては、ウェビナーに限られませんが、ネットワークトラブルが非常に厄介です。利用するネットワークやツールの障害によって聞き取りづらくなるだけでなく、最悪の場合、配信が止まってしまったり音声が途切れたりする可能性があります。事前に、しっかりと配信機器の確認や調整を行うのはもちろん、それでもトラブルが発生した場合の対応を検討するなど、万全の対策を整える必要があります。
また、参加者側のトラブル発生も想定して、フォローを事前に決定しておきましょう。
ウェビナーのデメリットとして、現地開催のセミナーに比べて、参加者の意欲が測りにくいという点があります。現地開催であれば、気軽に来場した参加者に話を聞くことも可能でしたが、オンラインはすべてシステムの箱の中でコミュニケーションを取る必要があり、気軽なコミュニケーションは難しいです。ウェビナー中に、参加者をスタッフが一人ずつ配置されたオンライン上の小部屋に分けて、参加者一人一人とコミュニケーションを取れるような設計にするなど、事前の準備や配慮が肝心です。
多くのウェビナーが存在している現在、多くのターゲットに来たいと思わせるためには、魅力的な違いを出していく必要があります。例えば、講師の知名度や実績にこだわったり、テーマに対し他にはないアプローチでノウハウを提供したり。また、その他にも、ツールにこだわってみると大きな話題を呼べる可能性があります。例えば、ビデオカメラの映像や資料だけを使って説明される通常のウェビナーとは一線を画す、仮想空間を使って実施するウェビナーも。違いを出すために色んな可能性を検討してみましょう。
企業主催のウェビナーの場合、見込み客の獲得やナーチャリングに用いられることが多いです。従来のセミナーであれば、セミナーの前後の時間に挨拶をしたり、質疑を受ける中で商談のアポに繋げることが可能でしたが、ウェビナーの場合、参加者は視聴後にすぐに離脱してしまい、その場で商談やアポに繋げにくいという状況があります。ウェビナーであっても、その場での商談やアポ取りが可能なツールがありますので、そのようなツールを選定するという選択肢もあります。
1.ウェビナーの目的･内容･ターゲットを決める
2.開催する頻度、規模、日程を決める
3.導入するウェビナーツールを決める
4.必要な機材等の通信環境を整える
5.集客を行い、参加者へURLやパスワード等の必要情報を案内する
6.運営メンバーでリハーサルを行う
7.参加者へのリマインドを行う
8.ウェビナー当日
9.実施後アンケートを行う
ウェビナーを成功させるためには、当日の配信をうまく回すスキル同様、事前にどれだけ準備をしておくかということが大事になります。しっかりと事前準備を行い、当日のトラブルを可能な限り減らしましょう。
まず初めに、ウェビナーを開催する目的･ターゲット･メインテーマを決めてください。これらの軸となる部分が変わると、最適なウェビナー開催方法も変わります。後々ブレが生じないよう、この時点でしっかりとこの部分を考え、軸を固めておくことが重要です。また、準備の作業に追われると、途中からウェビナーの開催自体が目的化してしまう事例が散見されます。一般の企業がウェビナーを事業活動の一環として行う場合、何かしらの見返り(サービス契約、商品購入)を期待して実施することが多いはずです。ウェビナーを開催したその先に「どのような結果を出したいのか」というウェビナーの目的を常に意識して、準備していきましょう。
ウェビナーはノウハウを提供するものであるため、内容によっては、一回で行うよりも複数回にわたって行う方がよいものもあります。また、ウェビナーを顧客獲得ツールとして企業側が使用する場合、顧客のロイヤリティを獲得しやすくなるため、回数を重ねることもおすすめです。ウェビナーの日程はターゲットの生活スケジュールを想定して決定し、規模は、期待したい結果を出すために必要な顧客数と充実した対応を取れるかを天秤にかけて決定していきましょう。
1、2を踏まえて適したウェビナーツールを選びましょう。
規模やツールが決まったら、機材やインターネット環境など配信に適した環境が用意できるか確認します。PC･カメラ･マイクなどは必須アイテム。必要なスペックや各機材とツールの相性などを確認しながら揃えてください。また、背景にこだわるならスクリーンを用意しましょう。不安を感じるなら業者に相談するのも手です。足りないものがあったら、早めの段階で入手し、事前に必ず確認をしていきましょう。
ウェビナーの概要が固まったら、参加者の募集を行います。申し込みをした人が不安にならないよう、申込の受付を完了したら、その旨を申込者に伝えます。例えば、申し込みWebページ上で「受付完了」の表示をしたり、またはメールで受付をした旨を伝えるのもよいでしょう。
また、申し込みをした方には、適切なタイミングで配信用のURLやパスワードなどの共有を行います。ウェビナーはまだ不慣れに思う方も多いです。URLやパスワードの送付にあわせ、初めてウェビナーに参加される人のことを考慮して、参加方法や手順など念入りに説明してください。
オンラインだからこそ丁寧に対応することで、当日の参加率向上につながります。
開催直前には運営メンバーでリハーサルを行いましょう。事前に目指すべきゴールをメンバー間で統一しておいてください。本番で慌てないためにもPC、音声、映像といった通信機器の動作確認や、各々の役割分担や動作のタイミングなども入念にチェックする必要があります。メンバー間で連絡を密に行い、思わぬミスが生じないように気を付けましょう。
オンラインのイベントはウェビナーや講演会など種類を問わず、オフラインに比べて気軽に参加しやすいため、申込者の参加率を上げるためには工夫が必要です。例えば、申し込んだ後にリマインドを兼ねたメールを送るのも良いでしょう。ただのリマインドに終始せず、講師情報やテーマにまつわる情報を盛り込むなど、モチベーションを上げるよう工夫を凝らしましょう。
万全を期して本番を迎えます。講師やその他の説明者の音声が参加者に伝わっているか、共有画面等がきちんと見えているかどうか、常に注意しましょう。講師は話し方や声色などにも気を付けてください。また、ウェビナーは意見交換や質疑応答を行いますので、必要に応じて、最初に一人一人出欠を取るなど話しやすい雰囲気を作っておくことも大事です。また、満足度を高めるためにも対応スタッフ全員が、常に集中し、トラブルが発生しても速やかな対応が取れるよう気をつけましょう。
開催後には、資料の配布だけでなくアンケートも実施すると良いでしょう。開催方法や当日の進行についてフィートバックを得られるからです。次回への改善点も見つかります。また、お礼のメールを送るなどアフターフォローも忘れないでください。
ウェビナーツールを選ぶ際に必要な視点は以下の4点です。ウェビナーツールはWeb上から手軽に入手できますが、ツールによって様々な違いがあります。状況によってどんなツールを使うべきか最適解は異なるので、ウェビナーの目的や内容、ターゲットを決めてからその軸に合ったツールを選ぶようにしましょう。
ウェビナーツールの料金プランは、「従量課金制」と「定額制」の二つに分けられます。従量課金制は、使った分だけ料金が発生するという料金プラン。定額制はその名の通り、どれだけ利用しても料金が一定の料金プラン。
そのため、ウェビナーをあまり多くの回数(･時間)開催しない場合や、不定期開催でウェビナーを開催しない月がある場合は従量課金制がおすすめ。多くの回数(･時間)開催する場合は定額制がおすすめです。
ツールによっては料金プランがあり、プラン毎に例えば参加人数や開催時間などの上限があり、上限に達すると利用制限が掛かる場合もあります。
ウェビナーの設計をする段階で、結果を出すために問題のないツールを選びましょう。
オンラインでは、オフライン時と比べて現場対応では何ともならないようなトラブルが起こる可能性が高いです。何かトラブルが起こった際にすぐ対応してもらえるようなサポート体制がツールの提供会社にあると安心です。
講演者の求めるスペックを兼ね備えたツールを選ぶ他にも、参加者が求めるスペックを備えたツールかどうかという点も考えてツールを選びましょう。利便性はもちろん、参加者が魅力的･面白味を感じるツールだと、参加者の満足度も上がるでしょう。
ウェビナーで成果を出すためには、以下の点に気をつけましょう。
ライブイベントとは違い、セミナーはオフラインで開催できる環境になっても、講師･参加者ともにオンラインでの参加を望む人が多いという特徴があります。そのため、ウェビナーは乱立しやすいです。そのような中、多くのターゲットに来たいと思わせるためには、他のウェビナーにはない魅力を出していく必要があります。例えば、講師の顔と資料を映すだけのツールではなく、仮想空間上に存在するイベントスペースにアバターを使って参加するというようなあらたなツールも。
あらゆる方法を使って、他社との差別化を図っていきましょう。
オンラインに限らず、イベント開催前には必ず目的･内容･ターゲットを明確化しておきましょう。最初のうちは意識していたとしても、準備の作業に移ると、どうしてもウェビナーの実施自体が目的になってしまう傾向にあります。
ウェビナー開催の目的が、例えば「新規顧客獲得」なのか「既存顧客の掘り起こし」なのか。ターゲットは「見込み顧客」「既存顧客」「パートナー候補」なのか。しっかりと軸を定めておきましょう。
| 配信手法 | 特徴 |
|---|---|
| リアルタイム配信 | ･参加者とリアルタイムでコミュニケーションが取れる ・やり直しがききにくいため配信環境の整備に細心の注意が必要 |
| 録画配信 | ･撮り直しがきく ･参加者とのリアルタイムのコミュニケーションができない ･動画編集をする場合は、そのためのツールなどの準備が必要 |
ウェビナーは意見交換や質疑応答を含むものであるため、リアルタイム配信が多いです。また、リアルタイムに配信したものを録画してアーカイブとして残すなど、組み合わせる場合もあります。
ウェビナーはオンラインで気軽に申し込めるだけに、キャンセルも気軽に行われやすい傾向があります。数回に分けてリマインドメールを送付する中で、事前に質問を募ったり、講師のプロフィールを載せたりするなど工夫をこらして、参加率を向上させましょう。
ウェビナー開催は目的ではありません。ウェビナーを開催してそれで終わりにしないためにしっかりと参加者をフォローしましょう。アンケートはウェビナーの質やフォローすべき参加者を知るために有効的なツール。可能であれば、ウェビナー終了数十分前にアンケートを送付し、終了時点で提出を声掛けするなど、確実に回収できるようにしましょう。アンケート提出者のみに資料配布の特典をつけるなども、回収率を高めるためにおすすめです。
ウェビナーとはいったい何を指すのか、どのような手順で、どのような視点で準備をすれば良いのかなどについて説明しました。ウェビナーの一番の集客課題は、乱立して差別化しにくくなったことといっても過言ではありません。
メタバースイベントプラットフォーム"ZIKU"であれば、実際のセミナーに参加しているような、メタバース空間でのウェビナーを簡単に実現できます。CG制作不要でリアルタイム配信、録画配信も可能、さらに展示ブースを設置できるので、ウェビナーの補足情報や他の製品の情報など参加者により深い情報をお伝えすることができます。
さらにブース内では参加者と双方向のコミュニケーションが出来るので、ウェビナー前後の時間を使って、その場で商談を獲得することも可能です。
メタバースウェビナーの開催をZIKUがお手伝いしますので、まずは資料をご確認ください。
